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第200章(第1页)

既然费了功夫才录下这么多的录音带,所以应充分地利用这些录音带。一般都使用十卷装的塑胶盒来装录音带,并将这些盒子摆放在书架上,每个盒子及每个书架都有分类。例如,有关语言方面就分为英语、法语、德语,并且再就其中的内容加以细分。

每卷录音带盒内的索引纸上,都要写上每卷的部分内容,并且为使录音带的内容一目了然,无论录音带的标签,或十卷装的录音盒上所贴的标签,均标上标题。

对录音带所收录的内容,原则上一卷只收录一个项目。60分钟的录音带只收录15分钟的内容,在别人看来或许会觉得很浪费,但若法语后面接着录英语,那就无法明确分类、整理,且活用时也很不方便。

9文书处理机(woroprocebr)的磁碟片应如何保存当今时代,文书处理机(woroprocebr)已相当普及了。也因此平均每三个月就有新的机种上市,且性能更高,价格却不断下降。现在我们暂且不谈低价位的机种,目前所普及的机种,大部分都是使用35英寸的磁碟片。

一张磁碟片所能容纳的信息是单行本一本的容量。磁碟片不占空间且容量大,可称得上是珍贵的信息来源。办公室里常会使用到处理机。但磁碟片有个缺点,那就是一张磁碟片的容量很大,往往在一张磁碟片内,就存有各种各样的信息资料。因此,在录入时应一一予以分类,一张磁碟片内,应该只存入某个主题的一连串相关资料。某个主题即使内容很少,也不可以一张磁碟片存入好几个主题。基于此就很不方便整理,且不好灵活使用。首先,可将录音带分成&ldo;个别专题&rdo;、&ldo;一般&rdo;、&ldo;各种形式&rdo;三大类。

&ldo;个别专题&rdo;每个辩护或诉讼案件有其各自的磁碟片。&ldo;各种形式&rdo;每一项目,是交给法院的文件档案。

有关大项目、中项目,其磁碟片要以颜色来分类。为了知道每张磁碟片中所存入的资料,所以在每张磁碟片的标签上,都记入各个主题。

再者,若每次存档时,为了知道某张磁碟片存入的内容有多少,而每次都须将目录拉出来,这是极为不便的。因此,为了能对内容一目了然,特别将目录列出来,如此一来,就可缩短磁碟片查阅的时间。

以专用的盒子来保存磁碟片,并且,每个大项目都放入不同颜色的盒子内,便可缩减寻找的时间。

10邮件应如何整理、保管呢?既关系到切身利益且容易保管的东西,要算是邮件了。一般来说,在某段时间内收到大量邮件的就非贺年卡莫属了。有关贺年卡这类明信片,大多数的人并不会将它特别保管起来,通常在看过后,只会记下变更的住址等重要事项,而等热cháo一过,就会将这些卡片扔掉,或者,是作为下一年要寄出贺年卡的参考依据。

一般管理者的办公室内,往往每年互相往来的贺年卡或问候卡件数高达数千封,并且平时的邮件也很多,合算起来大概有上万封吧!这些邮件若不依次整理,往后就很难整理了。

首先,分为丢弃的广告邮件及值得看的邮件。而值得看的邮件,当场就盖上当天的日期,盖章须盖在寄件人住址和姓名的左上端。这样,对住址、姓名、及收信日期便可一目了然。

其次是分类。有关日常工作的邮件,则将其归入以专题区分的档案夹内,这也是缩短查阅时间的必要措施之一。若无分类,留待使用时才找的话,那可就得耗费相当长的时间了。分类当然也包括了需要迅速回件或联络的信件,所以,原则上每天都需要处理当日应回的信件或应联络的邮件。

贺年卡和私人邮件,各自分开的整理法。贺年卡和日常邮件不同的地方是不需要在一天之内整理完,所以,首先以内容的第一个字按英文26字母的顺序做整理,然后在最后几天,再做归纳,并完全按英文26个字母顺序来整理。此时,所收到的贺卡应将寄件人的姓名登记在管理用的目录上,并在姓名旁注明收件日期,若看目录上,尚有未寄出的贺卡,则配合时机回寄。

在以后章节中,将谈到如何保存重要的贺卡,并转换成实用的&ldo;人才录&rdo;资料。首先,是将必要的资料抄在人才录后,如果原本抄在人才录的内容用不着时,就应舍弃。但是,因为人才录上所写的并非是全部资料,所以应留下未抄的贺卡,以及自认为必要的贺卡。

这些贺卡应利用书橱来保存,并按26个字母顺序来整理。每张贺年卡,按年度分别贴上标签来保存。贺卡中有标示寄件人姓名的那一面,则按26个字母来排列。如此保管待以后要活用时,就能迅速地找出某人的贺卡,在使用上极为方便。

11信息活用的重点(1)将节省下来的查阅时间,挪用在附加价值高的工作上。

(2)信息整理不要期望一开始就完整美观,而应留意方便使用及单纯化。

(3)手册有利于工作的完整性。

(4)资料应用固定的规格来复印,并且使用取放、转换都很容易的档案夹来做处理。

(5)复印的规则是一张纸只有一份资料,而卡式录音带、磁碟片则只收录相关主题。

(6)使用颜色区分可使整理一目了然,并能缩短查阅的时间。

管理者的信息活用术信息必须能加以活用。以管理者的情况来说,如所收集来的信息,却不能有利于自己的工作,或是无法配合自己的目的,那原则上此信息对管理者而言是不具任何意义的。由于职别各有不同,所以活用的目的也是各异的。但要注意的是原本收集的资料,在未经整理的状态下,是无法直接对工作有利的,当然,能够直接利用的资料,就很方便了。但在决定工作主题时,也有从近乎&ldo;零&rdo;的状态下,从头开始收集信息。完全从&ldo;零&rdo;开始来收集信息,是不可能的,在刚开始的阶段中,仍应具有最基本的信息。信息收集所应注意的是,平时应事先架起天线,去接收可能对自己商务有利的信息。如此一来,在接触某项和原本工作并无太大关系的新工作时,起码有些基本资料可供参考。

以下所要谈的是有关管理者信息活用术。假如管理者从事的是律师、会计师及演讲和执笔等工作,而这些范畴便成为管理者活用信息的标准,且按下述顺序来制作管理者的工作档案。

(1)信息档案夹,收集和主题相关的信息。

(2)考虑如何架构,并且分类。

(3)填补不足的信息,(第2项和第3项是同时进行)。

(4)若为演讲或执笔,便做成摘要,配合档案演讲或执笔的工作。若为律师或会计师的工作,则以使用这些档案来着手工作。

1接受一项主题时该如何着手现举一个信息活用的实例。数年前卡文先生曾以企业兼并为演讲的主题,以早上10点至下午5点为期一天的时间,来介绍自己的方法。在此顺便说明一下,企业兼并是指某公司利用经营战略并吞了其他公司。简单地说,就是企业本身的买卖。若此企业对所有人都不产生魅力时,也不是以解体的方式,来卖出土地、商品、建筑物,而是视为一个有机体出售给某个企业。

为人处世哲学  易中天中华史10:三国纪  西北风东南雨:大话方言  易中天中华史12:南朝,北朝  易中天中华史14:禅宗兴起  羽化!  易中天中华史09:两汉两罗马  发掘你不曾利用的潜能:淡定  易中天中华史11:魏晋风度  帝国的惆怅  易中天中华史13:隋唐定局  卡耐基其人  易中天中华史17:大宋革新  易中天中华史18:王安石变法  易中天中华史16:安史之乱  人性的弱点大全集  易中天中华史08:汉武的帝国  诡纵之逝  易中天中华史15:女皇武则天  书生意气  

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